6 bonnes pratiques pour anticiper le recouvrement des impayés
Votre client n’a pas payé en temps et en heure ? Pas de panique, il peut s’agir d’un oubli ou d’une erreur interne. Avant de dégainer les lettres d’avocat, plusieurs solutions existent pour régler le problème en douceur. Situation aussi délicate que fréquente, le recouvrement des impayés demande organisation et rigueur.
Voyons ensemble quelques astuces et bonnes pratiques pour gérer le recouvrement.
1. Porter une attention particulière au profil de vos clients et à leur santé financière
Il est toujours recommandé de se montrer prudent en matière de business. Avant de signer une affaire, il est important de réaliser une petite enquête. Un tour rapide sur le site infogreffe ou societe.com vous fournit des détails sur la solvabilité d’une entreprise.
Même si l’opération semble intéressante, un client dont les comptes sont dans le rouge augmente fortement les risques d’impayés. Dans le doute, il peut être judicieux de se renseigner auprès de différents partenaires commerciaux et fournisseurs.
2. Anticiper les impayés pour limiter les risques
Assurez-vous que vos clients soient clairement prévenus des conséquences en cas d’impayé. Dans tout bon contrat, les conditions générales reprennent en détail ces informations. Veillez donc à ce que ce document soit joint à tous vos devis avant signature.
Lors de vos entretiens, veillez à
sensibiliser le client sur les pénalités de retard pour le paiement des factures (affichées dans le document). Une mise au point orale et informelle permet d’éviter toute incompréhension dans le futur. Il est essentiel que cette approche soit adoptée par tous les commerciaux et membres de l’entreprise.
3. Mettre en place une organisation pour le suivi des créances
La rapidité d’exécution est un point crucial dans le recouvrement de créances impayées.
Il n’est jamais bon de laisser traîner sans réagir. Une stratégie doit donc être mise en place dès l'échéance de paiement dépassée. Il en va de l’équilibre de votre trésorerie !
L’état de paiement et les relances des factures doit être vérifié régulièrement, et diverses actions peuvent être réalisées de manière automatique en fonction des délais.
Si vous manquez de temps, il est toujours possible de
faire appel à une société spécialisée dans le recouvrement. Aujourd’hui vous pouvez trouver des services en ligne rapides et efficaces comme gcollect.fr ou impayes.com. Pour en savoir plus, lisez notre interview croisée avec notre partenaire GCollect.
4. La gestion des relances
Dans la continuité du contrôle des factures, les relances démarrent dès la date butoir dépassée. Cette phase est essentielle pour accélérer la régularisation des impayés. Par téléphone, par mail ou par courrier, une première approche de recouvrement à l’amiable est préconisée.
En effet,
la grande majorité des impayés sont réglés à la suite de relances. Pour les recouvrements les plus difficiles, il est recommandé d’adopter une stratégie de relances constructive. Un email est généralement envoyé quelques jours avant échéance. Il est suivi de relances une fois la date dépassée avec un ton plus ferme et le rappel des éventuelles pénalités de retard.
Le coup de téléphone peut être une solution judicieuse pour obtenir un responsable et connaître la raison de ce retard. Il peut être accompagné d’un courrier simple envoyé le lendemain de la date d’échéance.
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5. La lettre recommandée
Votre client ne veut vraiment pas vous payer et vous arrivez à bout de votre patience ? Il convient d’opter pour une première menace de recours juridique (ou lettre d’avocat). Procédez alors à l’envoi d’une lettre recommandée avec accusé de réception . Celle-ci doit stipuler qu’une demande d’injonction de paiement sera engagée sans régularisation dans les 8 à 15 jours avec la mention « mise en demeure ».
Veillez à expliquer en détail le litige. Récapitulez avec soin la prestation concernée, les montants dus et les diverses relances effectuées. Il est important de préciser qu’à partir de la réception de cette lettre, les pénalités de retard seront appliquées. Vous pouvez envoyer vous-même cette lettre recommandée ou passer par un huissier de justice.
6. Dernier recours : le recouvrement judiciaire
Sans réponse dans les délais de vos précédentes tentatives, le courrier de mise en demeure en recommandé informera le client d’un recours en justice. Il ne vous reste plus qu’à
saisir le tribunal de commerce pour obtenir une injonction de payer. Dernier recours, le recouvrement judiciaire a un coût. Les frais de greffe s’élèvent à 37 €, auxquels s’ajoutent les frais d’huissier de justice.
Très important pour maintenir sa trésorerie, le recouvrement n’est pas la partie la plus agréable de votre activité. Il est donc primordial d’organiser les différentes actions de manière systématique pour
réduire les risques d’impayés et gagner un temps précieux.
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